2.1 Formal Latter

Pernah nggak sih, saat menulis surat resmi, kamu merasa bingung harus menulis apa? 🤔

“Hmm… bagaimana ya cara menulisnya?” 🤷‍♀️

“Kalimat yang tepat itu seperti apa, ya?” 🤔

“Sudah cukup formal belum, ya, kalau pakai kalimat seperti ini?” 😅

Pikiran-pikiran seperti ini pasti pernah muncul, kan? 😄

Menulis surat resmi memang berbeda dengan menulis surat pribadi atau tidak resmi. Surat resmi lebih menantang, karena memiliki struktur yang lebih ketat dan harus diikuti agar surat yang dibuat terlihat profesional. Selain itu, pilihan kata yang digunakan juga harus sesuai dengan nuansa formal atau resmi. ✍️

Surat resmi sendiri memiliki berbagai jenis, seperti surat undangan, surat lamaran pekerjaan, surat penolakan, surat penjualan, surat pemesanan, surat permintaan, dan surat penagihan. Apakah kamu pernah menulis salah satu jenis surat tersebut? 📑 Atau mungkin saat ini kamu sedang ingin menulisnya? 📝

Jika kamu merasa bingung saat menulis surat resmi, sebaiknya baca artikel ini terlebih dahulu. Di sini, kita akan belajar bagaimana cara membuat surat resmi yang baik dan benar. Langsung saja, simak langkah-langkah berikut! 👇

source : ruanggguru

1. Tuliskan Nama dan Alamat Pengirim (Addresser) ✍️

Addresser adalah bagian dalam surat formal yang mencantumkan nama dan alamat pengirim surat. Pengirim surat bisa berupa perorangan ataupun mewakili instansi atau perusahaan. Pada contoh surat formal di atas, addresser-nya adalah perusahaan, sehingga yang dicantumkan adalah nama perusahaan, yaitu PT. Kibaraya Indonesia, yang beralamat di Jalan Suharjo No. 190, Jakarta Selatan.

2. Cantumkan Tanggal Dibuatnya Surat (Date) 📅

Date adalah bagian surat yang menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Biasanya, bagian ini mudah dipahami. Pada contoh surat formal di atas, tanggal pembuatan surat adalah 5 November 2020.

3. Sertakan Nama dan Alamat Penerima (Addressee) 📬

Addressee berisi nama dan alamat penerima surat. Meski hampir mirip dengan Addresser, hati-hati agar tidak tertukar! Pada contoh surat formal di atas, addressee-nya adalah Dillan Ramadhani, General Manager PT. Karyakita Mandiri yang beralamat di Jalan Iskandarsyah Raya No. 64, Jakarta Selatan.

4. Jangan Lupa Salutation and Name 👋

Salutation and Name adalah bagian yang berisi sapaan formal untuk penerima surat. Biasanya diawali dengan kata “Dear” diikuti dengan nama penerima surat. Jika kamu tidak tahu nama penerima, bisa menggunakan “Dear Sir”, “Dear Madam”, atau “Dear Sir or Madam”. Kalau penerima wanita dan belum menikah, gunakan “Dear Ms.”, sedangkan kalau sudah menikah, gunakan “Dear Mrs.”. Untuk pria, cukup dengan “Dear Mr.”.

5. Jelaskan Maksud dan Tujuan Penulisan Surat pada Bagian Body 📝

Body adalah bagian utama dari surat formal yang berisi maksud atau tujuan pembuatan surat tersebut. Di sini, pengirim menyampaikan informasi yang ingin disampaikan. Pada contoh surat, bagian ini berisi undangan kepada Dillan Ramadhani untuk datang ke acara anniversary perusahaan PT. Kibaraya Indonesia yang kelima.

Jika kamu ingin menulis surat untuk permintaan, keluhan, atau permohonan maaf, gunakan kalimat pembuka sesuai dengan jenis suratnya. Misalnya, untuk surat permintaan, bisa menggunakan ungkapan seperti “I would appreciate if you could…” atau “I would be most grateful if you would…”

6. Tambahkan Bagian Penutup (Closing) 🙏

Closing adalah bagian yang berisi kalimat penutup, biasanya diisi dengan ucapan terima kasih atau harapan. Untuk surat undangan, biasanya diakhiri dengan harapan agar penerima bisa hadir pada acara yang disebutkan. Untuk surat lamaran pekerjaan, penutupan bisa berisi harapan agar penerima bisa menghubungi pengirim untuk diskusi lebih lanjut.

7. Jangan Lupa Sertakan Complimentary Close 😊

Complimentary Close adalah salam penutup yang ditulis di bagian akhir surat. Beberapa pilihan salam penutup yang bisa digunakan adalah “Best regards”, “Yours sincerely”, atau “Kind regards”.

8. Terakhir, Beri Signature ✒️

Signature adalah bagian yang berisi tanda tangan pengirim, serta nama lengkap dan jabatan pengirim. Jika di bagian Addresser dicantumkan nama dan alamat perusahaan, di bagian Signature, yang ditulis adalah nama, jabatan, dan tanda tangan perwakilan dari perusahaan yang mengirim surat.

——————————————————————————————————

Contoh 1: Surat Lamaran Pekerjaan (Job Application Letter)

Jonathan Wijaya
Jalan Merdeka No. 123
Bandung, 40125
+62 812-3456-7890
jonathan.wijaya@email.com

25 Oktober 2023

HRD Manager
PT. Inovasi Digital Nusantara
Jalan Gatot Subroto No. 45
Jakarta Selatan, 12930

Dear Mr./Mrs. HRD Manager,

Subject: Application for Software Developer Position

I am writing to apply for the Software Developer position that was advertised on LinkedIn on October 20, 2023. With a Bachelor’s degree in Computer Science and over three years of experience in developing scalable web applications, I am confident that I possess the skills and enthusiasm necessary to contribute to your team.

In my previous role at TechSolution Inc., I was responsible for developing and maintaining the company’s flagship product using JavaScript, React, and Node.js. I successfully led a project that improved application performance by 25%, and I am keen to bring my problem-solving skills and technical expertise to PT. Inovasi Digital Nusantara.

I have attached my resume and portfolio for your review. I am very eager to learn more about this opportunity and discuss how I can be a valuable asset to your company.

Thank you for considering my application.

Sincerely,

Jonathan Wijaya

——————————————————————————————————

Contoh 2: Surat Keluhan Resmi (Formal Complaint Letter)

Budi Santoso
Jalan Mangga No. 78
Surabaya, 60241
+62 878-9012-3456

26 Oktober 2023

Customer Service Manager
PT. Elektronik Maju Jaya
Jalan Raya Darmo No. 112
Surabaya, 60241

Dear Mr./Mrs. Customer Service Manager,

Subject: Complaint Regarding Defective Smartphone – Order #EJ789102

I am writing to file a formal complaint about a defective smartphone I purchased from your online store on October 10, 2023. The device, a Galaxy Phone X (Order #EJ789102), arrived with a malfunctioning screen that has unresponsive touch areas.

Despite following the troubleshooting guide, the issue persists. This is very disappointing as I expected a high-quality product from your reputable company. I request a full refund or a replacement for the device, as guaranteed under your 14-day return policy.

I have attached copies of the order invoice and a video demonstrating the defect for your reference. I expect a prompt resolution to this matter and look forward to your reply within 5 business days.

Thank you for your attention to this issue.

Best regards,

Budi Santoso

——————————————————————————————————

Contoh 3: Surat Permohonan Kerjasama (Business Collaboration Letter)

Ani Putri, Marketing Director
PT. Kreasi Handycraft Indonesia
Jalan Ahmad Yani No. 56
Yogyakarta, 55231
(0274) 890123

27 Oktober 2023

Mr. Bayu Pratama, Procurement Manager
PT. Global Retail Indonesia
Jalan Sudirman No. 123
Jakarta Pusat, 10220

Dear Mr. Bayu Pratama,

Subject: Proposal for Business Collaboration

We are writing to propose a potential collaboration between our companies. PT. Kreasi Handycraft Indonesia is a leading manufacturer of high-quality, ethically sourced handmade products, and we believe our offerings would be a valuable addition to the home decor section of your esteemed retail stores.

Our unique products, which include woven baskets, ceramic tableware, and natural wood decorations, have been well-received in both domestic and international markets. We are confident that a partnership would be mutually beneficial and would love to discuss the possibility of supplying our products to PT. Global Retail Indonesia.

We have attached our company profile and product catalog for your perusal. We would be grateful for the opportunity to meet and discuss this proposal further at your convenience.

We look forward to a positive response.

Yours sincerely,

Ani Putri
Marketing Director
PT. Kreasi Handycraft Indonesia